học kế toán thực hành kế toán minh việt



KHOÁ HỌC KÈM RIÊNG KẾ TOÁN THEO YÊU CẦU xem ngay

DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI GIÁ CHỈ TỪ  500.000 VNĐ xem ngay

 

Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ

Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp chứng từ

Đặc điểm của đối tượng hạch toán kế toán là vốn luôn kuôn ở trạng thái vận động. Để thể hiện từng lần biến động vụ thể của từng đối tượng, hạch toán kế toán sử dụng khái niệm “nghiệp vụ kinh tế”

Là sự vận động của một loại vốn cụ thể (về tài sản, nguồn hình thành) gắn liền với hành vi kinh tế hoặc thay đổi một ý niệm trong quản lý phải phân định, tính toán và kiểm tra. Để “sao chụp” được các nghiệp vụ kinh tế cụ thể, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ

Phương pháp chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, tổng hợp kế toán

Bản chất và chức năng của phương pháp chứng từ chỉ rõ ý nghĩa của phương pháp này trong quản lý kinh tế. Có thể khái quát ý nghĩa của phương pháp này trên các mặt chủ yếu sau:

Thứ nhất: Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với đa dạng và biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguyên tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được “sao chép” trên chứng từ

Thứ 2: Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó. Vì vậy, chứng từ góp phần thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thích lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất

Thứ 3: Hệ thống bản chứng từ(yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp chứng từ) hoàn chỉnh là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh

Thứ 4: Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin “hỏa tốc” cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế

Thứ 5: chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể

Với những ý nghĩa nêu trên, phương pháp chứng từ kế toán phải được sử dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán, không phân biệt các ngành sản xuất và các thành phần kinh tế khác nhau. Tất nhiên, là một yếu tố trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán chứng từ kế toán không thể thay thế cho các phương pháp còn lại mà phải thích ứng, và tạo ra mối liên hệ với nội dung và hình thức hạch toán

Ý nghĩa phương pháp chứng từ và các yếu tố cấu thành

Các yếu tố cấu thành phương pháp chứng từ

Phương pháp chứng từ được cấu thành từ 2 yếu tố cơ bản:

Một là, hệ thống bản chứng từ để chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán và là căn cứ để ghi sổ;

Hai là, kế hoạch luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời trạng thái và sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán

Với hai yếu tố cơ bản đó, phương pháp chứng từ sẽ sao chụp được vốn và các quan hệ phát sinh thuộc đối tượng  hạch toán kế toán phù hợp với các đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó. Đồng thời, thông tin kịp thời tình trạng của từng đối tượng của từng đối tượng và sự vận động của nó yêu cầu quản lý nghiệp vụ

Bản chứng từ

Chứng từ là những minh chứng bằng văn bản, giấy tờ chứng minh cho sự hình thành và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế ở một điểm thời gian và không gian nhất định

Bản chứng từ vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho từng nghiệp vụ kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ… Các tiêu thức phản ánh đặc trưng cho các nghiệp vụ kinh tế riêng được nêu trong mỗi bản chứng từ gọi là các yếu tố của bản chứng từ. Có thể chia các yếu tố của bản chứng từ thành hai nhóm bao gồm:

Các yếu tố cơ bản:

Là những yếu tố bắt buộc phải có trong mỗi bản chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bản chứng từ. Các yếu tố cơ bản trong chứng từ thường gồm:

  • Tên gọi chứng từ: là sự khái quát hóa nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh(phiếu thu, phiếu chi,…)
  • Tên và địa chỉ , cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh: đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, để chi tiết hóa hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ. Đồng thời là cơ sở xác định đối chiếu và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế
  • Ngày tháng, năm và số hiệu của chứng từ: Yếu tố này vừa là cơ sở chi tiết hóa nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế - tài chính
  • Nội dung của nghiệp vụ kinh tế: Yếu tố này là một trong những yếu tố cơ bản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và chứng từ. Nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ diễn đạt gọn và rõ ràng. Đồng thời cần sử dụng các tên, các khái niệm và các danh mục song phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu
  • Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh(hiện vật, giá trị) đây là các yếu tố phân định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, trong hành chính. Trong nhiều trường hợp quy mô này được ghi bằng cả số và chữ. Trong các chứng từ thanh toán, quy định này có tính chất bắt buộc
  • Chữ ký của người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ: thông thường mỗi nghiệp vụ kinh tế thường gắn liền với việc thay đổi trách nhiệm vật chất từ người này sang người khác. Vì thế về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải có ít nhất hai chữ ký của hai người tham gia vào việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ ký của người xét duyệt chứng từ và nhất thiết phải có dấu của đơn vị

Các yếu tố bổ sung

Ngoài các yếu tố cơ bản đã nêu, chứng từ còn có các yếu tố bổ sung khách như định khoản nghiệp nghiệp vụ, quy mô định mức của nghiệp vụ, thời hạn và phương thức thanh toán, địa điểm giao nhận, biểu tượng của doanh nghiệp

Luân chuyển chứng từ

Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập (hoặc nhận chứng từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu hủy chứng từ

Do chứng từ có nhiều loại với đặc tính luân chuyển khác nhau nên giai đoạn (khâu) cụ thể của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhưng chung quy lại, luân chuyển chứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau

+ Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ(hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài)

Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan mới được coi là hợp lệ và hợp pháp

+ Kiểm tra chứng từ.

Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì chứng từ mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán

+ Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

  • Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ
  • Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán
  • Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán

+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

Trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

+ Chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy

Chứng từ là căn cứ pháo lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo đảm an toàn, chứng từ không bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem hủy

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau quản lý và đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch(chương trình) luân chuyển chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ

Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch(chương trinh) luân chuyển chứng từ là phải phản ánh được từng khâu(giai đoạn) vận động của chứng từ như lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ. Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ(đối tượng hay tên người chịu trách nhiệm) trong từng khâu. Trong điều kiện cho phép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiết cho từng khâu(giai đoạn) của quá trình vận động

 

Bài viết tiếp theo: Yêu cầu và nguyên tắc của phương pháp tính giá

Bài viết trước: Tuần hoàn của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp


Bình luận

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn



Số lượt xem

Đang online
Tổng xem1